Pour que votre projet GMAO soit bien exécuté, plusieurs éléments doivent être pris en considération à commencer par la reprise des données et le cahier de charge. Ainsi, la gestion de maintenance assistée par ordinateur améliore les conditions de travail et donne à l’entreprise le pouvoir d’automatiser certaines taches répétitives. Dans cet article, nous aborderons 4 points clés pour réussir la mise en place de cette approche entrepreneuriale révolutionnaire.

Point 1 : Une préparation en amont du projet

Avant-même de rendre ces dispositifs de gestion opérationnels, une étude préalable est essentielle si vous voulez être en mesure de sélectionner les logiciels les plus pertinents pour le mode de fonctionnement de votre entreprise. Ces outils de travail numériques seront gérés par les dirigeants qui possèdent les compétences techniques adéquates. Cependant, le degré de maîtrise des logiciels n’est pas l’unique critère qui vous donne accès à ces instruments. La disponibilité ainsi que la réactivité en cas de problèmes sont tout aussi déterminants.

Par ailleurs, le chef de ce projet doit pouvoir manipuler les logiciels choisis avec beaucoup d’aisance notamment au moment de la gestion des actifs et des opérations de maintenance. Comme la communication est l’un des pivots de la réussite de toute entreprise, ce responsable doit présenter des qualités d’écoute et conduire les informations requises en bonne et due forme. Une fois désigné, il reçoit une lettre de mission indiquant le rôle que chacun des intervenants doit jouer au sein du projet en question. D’autres éléments y sont également inscrits à savoir :

  • Les objectifs à atteindre
  • Les délais
  • La démarche de gestion
  • Les ressources humaines
  • Les moyens financiers

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Point 2 : Prévoir les obstacles au changement

Il va sans dire que l’implantation de ces outils va bouleverser les habitudes de travail au sein de votre entreprise. La transition sera alors marquée par certaines difficultés, ce qui explique pourquoi les dirigeants emploient beaucoup d’efforts pour faciliter le passage à ces nouveaux logiciels. Il est donc indispensable de procéder à une analyse minutieuse des risques encourus afin d’anticiper les manières d’y remédier et de réagir rapidement et efficacement.

Notez, par ailleurs, qu’il existe différents profils d’utilisateurs parmi lesquels figure celui des employés appartenant aux services techniques. Vient ensuite le service de maintenance dont le rôle consiste à gérer les requêtes adressées à ce département. Il sera aussi chargé d’effectuer l’inventaire englobant les actifs de nature matérielle. Les managers et chefs d’équipes sont concernés par ces opérations dans la mesure les outils mis à leur disposition assurent un suivi plus pointu des statistiques de productivité du personnel ainsi qu’une analyse efficiente des coûts de maintenance. Pour corriger un obstacle dont les risques de survenue sont très grands, des formations sont prévues et prises en charge par le service de ressources humaines.

Point 3 : La rédaction personnalisée d’un cahier des charges

Pour donner au projet GMAO toutes ses chances d’aboutir et de transformer profondément le fonctionnement de votre entreprise, un cahier de charge doit être mis en place. Celui-ci est conçu pour donner aux besoins à caractère fonctionnel un aspect formel :

  • La maintenance avec un objectif préventif
  • Les actes d’achat
  • La gestion des stocks

Un cahier de charge conçu dans les règles de l’art doit mettre en avant les objectifs et les avantages que les usagers de ces logiciels peuvent tirer en allant du simple technicien à l’ingénieur de sécurité informatique. L’écosystème dit applicatif doit également y figurer surtout qu’il indique les interfaces de données qui ont été exécutées. Pour finir, le cadre contextuel lié à l’organisation des taches professionnel sont des éléments clés du cahier de charge du projet. Autrement dit, les logiciels sélectionnés doivent permettre d’exploiter différents sites. L’approche se veut alors multi-organisationnelle touchant aussi aux affaires juridiques.

Point 4 : Faciliter la transition

Le projet en question doit être déployé de manière progressive. Si vous essayez d’introduire ce système du jour au lendemain, les résultats tarderont à venir. Pour que les utilisateurs soient préparés à manipuler ces nouveaux dispositifs conformément à une stratégie de management globale, les différentes fonctionnalités doivent être introduites une à une.

Pour gagner du temps, pensez à essayer ce système dans un département spécifique. Accordez-vous le temps qu’il faut pour observer les bénéfices générés. Ce modèle pilote peut alors servir de témoin pour insérer ce système dans les autres départements de l’entreprise. N’oubliez pas de suivre de près le fonctionnement de vos logiciels pour exécuter les mises à jour :

  • Optimisation des paramétrages
  • Insertion de fonctionnalités plus pertinentes pour le travail
  • Proposition de formations