La solution SaaS (« Software as a Service » ou « logiciel en tant que service ») est de plus en plus adoptée par de nombreuses entreprises. Il s’agit d’un logiciel hébergé dans le cloud et exploité par un prestataire de services. Cette solution offre bien plus de praticité et de confort pour les sociétés. Aussi, il est important de choisir une formule SaaS en fonction de vos besoins et selon les spécificités de votre structure. Voici 5 critères qui pourront vous guider dans ce choix.
1. Les fonctionnalités proposées
Le choix d’une plateforme SaaS est à la fois pratique et économique puisque cette démarche ne nécessite aucune installation particulière dans les locaux de l’entreprise. L’accès au logiciel se fait en ligne et les mises à jour sont directement assurées par le fournisseur de logiciel. Le SaaS fournit diverses applications dont les outils de gestion de relations client, les solutions de gestion RH et les ERP. En dehors de ces fonctions basiques, il est important de vérifier si votre solution SaaS propose des options spécifiques.En fonction des besoins de votre entreprise, vous pourriez avoir besoin d’une solution de signature électronique ou d’un point de gestion pour vos transactions électroniques. Certaines entreprises ont également besoin d’une solution de signature des contrats numérique ou encore d’un gestionnaire de factures électroniques. Il serait alors intéressant de bien définir vos besoins afin de sélectionner la meilleure plateforme logicielle.
2. La continuité du service
Dans le secteur numérique, la mise en œuvre d’un plan de continuité d’activité est à la fois essentielle et bénéfique. Ce plan sert à garantir la survie des données en cas de sinistre touchant au réseau informatique. Les entreprises qui disposent d’un plan de continuité sont bien mieux protégées, car les risques sont maîtrisés et rapidement contrôlés. Il s’agit donc de contrôler si votre solution SaaS propose des moyens de sauvegarde et de redémarrage rapide en cas de sinistre informatique. Pensez aussi à vérifier si le plan de continuité est proposé de manière standard dans votre offre et si un délai de remise en service est prévu dans le contrat. Cela vous permettra de choisir une offre totalement avantageuse et d’éviter les déconvenues.
3. La tarification est-elle avantageuse ?
Pour accéder à une offre SaaS, vous aurez à payer un tarif sous forme d’abonnement. La facturation proposée doit être avantageuse en fonction du nombre d’utilisateurs qui ont accès à la solution ; en fonction du volume des transactions et selon votre mode d’utilisation. N’hésitez pas à comparer plusieurs offres afin de dénicher celle qui vous parait bénéfique. De même, n’oubliez pas de contrôler si vous avez la possibilité de modifier votre offre ou de résilier votre contrat, et si les conditions sont avantageuses.
4. Le niveau de sécurité
En règle générale, les technologies de l'information sont déjà conçues pour assurer et garantir la sécurité des données numériques. La sécurité est en effet une crainte majeure pour de nombreuses sociétés. Les plateformes d’hébergement SaaS disposent donc de mécanismes hautement perfectionnés qui permettent de contrôler les accès et d’interdire toute procédure malveillante. Avant de choisir votre offre d’hébergement, pensez toutefois à vérifier si l’accès aux services est soumis à une authentification renforcée. Votre prestataire de services doit aussi intégrer diverses dispositions dans le cadre du Règlement Général sur la Protection des Données personnelles. Enfin, il doit pouvoir offrir une solution d’assurance contre les risques de Cybersécurité.
5. L’appropriation de la solution et le niveau d’assistance du fournisseur
Il serait désavantageux d’opter pour une solution complexe et dont la maîtrise vous prendrait beaucoup de temps. Le choix d’une offre SaaS doit pouvoir préserver les performances de votre entreprise, ce qui implique une prise en main facile et rapide. Veillez alors à choisir une plateforme qui vous semble accessible et rapidement compréhensible pour tous vos collaborateurs. En cas de doute, il est toujours possible de demander conseil à un professionnel des solutions numériques. Selon votre domaine d’activité, ce dernier saura vous guider au mieux. En dehors de l’appropriation, il est important de s’assurer que vous pourrez rapidement être assisté en cas de problème.Pensez donc à vérifier que votre prestataire propose un dispositif de support (centre d’appel, e-mail du service d’assistance, blog de la communauté ou chat en direct). En cas de difficultés, vous pourrez donc obtenir une aide rapide et professionnelle. En dehors de ces critères, vous pouvez par ailleurs contrôler les règles de sauvegarde de données : est-ce que le délai de sauvegarde est approprié en fonction de vos contraintes ? Est-il possible d’externaliser les sauvegardes et quel est le niveau de sécurité pour les données sauvegardées ? Enfin, il est conseillé de choisir votre offre de dématérialisation logicielle en fonction de son niveau d’évolutivité.