La dématérialisation des factures s’est beaucoup développée ces dernières années et propose désormais des modèles innovants. Les organisations peuvent dorénavant accéder à des fonctionnalités avancées, quels que soient le nombre de documents et de factures à traiter et la complexité de leurs processus.
Pourquoi adopter la dématérialisation des factures ?
La dématérialisation des factures est le principal enjeu de la productivité d’une entreprise. Bien que cette solution innovante soit encore peu utilisée, elle fournit des arguments : réduction des coûts (coûts de traitement), gain de temps (productivité), compression du cycle d’exploitation (délais de facturation), et gestion (traçabilité, contrôle). La dématérialisation des documents devient monnaie courante dans les entreprises. Elle simplifie les tâches quotidiennes et permet d’augmenter la productivité de votre entreprise. La gestion des factures bénéficie de la dématérialisation. Les documents PDF peuvent simplifier le processus de génération, de transmission et d’archivage des factures.
La facturation électronique permet d’économiser de l’argent à de nombreuses échelles. D’une part, les factures dématérialisées sont envoyées plus rapidement aux clients. Un simple e-mail vous permet de les transmettre. D’autre part, les factures économisent de l’espace disque physique. En utilisant une solution cloud, vous réduisez également le risque de perte de documents. Des systèmes modernes de sauvegarde des données assurent le stockage et la sécurité des factures. Tous les employés gagnent en productivité lorsque de puissants logiciels de facturation et de CRM vous permettent de surveiller les relations clients. En matière de gestion des coûts, la dématérialisation des factures fournisseurs est le principal levier de réduction des coûts et la principale source de productivité.
Quels types de factures dématérialisées à adopter ?
Bien entendu, le choix du type de facture électronique dépendra de chaque entreprise et de ses ressources. Mais vous devez adopter une solution qui correspond aux outils de vos fournisseurs et clients. De cette manière, les informations qui leur sont transmises peuvent être correctement lues et traitées par leurs services administratifs et comptables. Les fournisseurs peuvent également aider à soutenir la transformation numérique, c’est donc une bonne idée de les sélectionner en fonction des systèmes qu’ils proposent.
Procéder à la dématérialisation des factures fournisseurs ou clients exige un investissement préalable dans les outils numériques nécessaires à leur bon traitement. Cela peut également être fait avec l’ERP ou le PGI. En matière de dématérialisation des factures, les meilleurs outils dont disposent les entreprises sont les solutions SaaS, plus opérationnelles et innovantes. Elles vous permettent de visualiser toutes les factures en temps réel depuis n’importe où, de les traiter en quelques clics en réduisant ainsi les délais de paiement. C’est un réel gain de temps et d’énergie. Choisir de dématérialiser vos factures fournisseurs est une manière concrète d’augmenter l’efficacité de votre entreprise et ainsi bénéficier d’un réel avantage concurrentiel.
Comment mettre en place la dématérialisation des factures ?
Il existe plusieurs solutions pour mettre en œuvre cette dématérialisation dans une entreprise. Elle vous permet d’automatiser le processus de traitements de documents : transmission des factures électroniques aux clients et fournisseurs, informatisation des absences et congés ou distribution des fiches de paie dématérialisées. Elle facilitera la transition vers la dématérialisation dans l’entreprise.
Grâce à cette solution : les documents peuvent être consultés, même simultanément, à tout moment par les salariés. Toutes les informations d’un même fichier sont collectées au même endroit. Les documents papier ne sont plus égarés, la gestion des e-mails limitée, la mise à jour des documents est efficace pour tous. L’accès aux fichiers et le stockage sont sécurisés. Les coûts associés à la distribution et à la recherche sont considérablement réduits. La dématérialisation des factures rend l’entreprise plus réactive et efficace, tout en accélérant et améliorant l’accès et le traitement des informations. Ce processus s’accélère jour après jour, et de nouvelles applications font leur apparition pour faciliter la vie des entreprises. À tel point que vous pouvez désormais dématérialiser toutes sortes de documents.