Le code du commerce stipule que toutes les entreprises doivent mentionner certaines informations sur leurs documents officiels. Le non-respect de cette loi peut entraîner des sanctions civiles, fiscales et pénales. Voici dans cet article la liste des documents concernés et toutes les mentions obligatoires qui doivent y figurer.

Quelle est l’utilité de faire apparaître certaines mentions sur les documents administratifs d’une entreprise ?

La principale raison qui oblige les entreprises à mentionner sur leurs documents administratifs les informations la concernant est de permettre d’être jointe autant par ses clients que par les diverses administrations. La meilleure solution est de posséder un tampon encreur personnalisé. Le tampon professionnel reste un moyen efficace et rapide d’officialiser tous les documents commerciaux d’une entreprise. Vous évitez ainsi d’omettre certains renseignements obligatoires.

De plus, il sert à authentifier les divers documents exigés par la loi. Toutes ces données assurent la transparence et la régularité de l’entreprise au regard des lois. Mais encore, elles permettent aux clients d’obtenir tous les renseignements nécessaires sur la société. Pour vous aider encore davantage, il existe d’autres tampons que le tampon professionnel, notamment le tampon dateur qui vous permet de modifier la date une fois seulement chaque jour.

Quelle est la liste des documents commerciaux obligatoires ?

Dans ses articles R. 123-237 et R. 123-238, le code du commerce liste les documents concernés par l’obligation de certaines mentions. Il s’agit des bons ou notes de commande, des factures, des tarifs, des récépissés ayant rapport à l’activité de l’entreprise et toutes les correspondances adressées et signées par la personne représentant l’entreprise. Il en est de même des e-mails et de tous les autres documents électroniques. Concernant les pièces ayant trait à la publicité, l’administration entend ceux à en-tête, les enveloppes, les cartes de visite et les flyers. Les tampons encreurs se montrent très utiles pour identifier des publicités www.stampfactory.ch. Vous pouvez ajouter le logo de l’entreprise. Le code du commerce ne précise pas la présentation, ni la taille des caractères de ces informations. Elles peuvent donc apparaître où vous le souhaitez dans la mesure où toutes sont lisibles.

Quelles sont les mentions obligatoires sur les documents déclarés officiels ?

Plusieurs mentions sont obligatoires sur les documents officiels. Il convient de citer :

  • Le nom de l’entreprise, appelé aussi dénomination commerciale
  • L’adresse de son siège social ou adresse administrative
  • La forme juridique (S.A. SARL, EI, EIRL, auto-entreprise…)
  • Le numéro d’identification SIREN (identifiant national de l’entreprise comprenant 9 chiffres)
  • La mention RCS (registre du commerce et des sociétés) suivie du nom de la vile dans laquelle se trouve le greffe auprès duquel l’entreprise est enregistrée
  • Le code APA (activité principale exercée) identifie la branche d’activité principale
  • Le numéro de TVA intracommunautaire, Le montant du capital social de l’entreprise
  • Des informations sur sa liquidation, le cas échéant
  • Des renseignements sur la société si son siège se trouve à l’étranger
  • Le CAPE (contrat d’appui au projet d’entreprise) concerne la reprise d’une entreprise ou la création d’une association qui bénéficie de moyens et d’aides financières.

Mais encore, Un auto-entrepreneur non assujetti à la TVA, se doit d’indiquer sur ses documents commerciaux : « TVA non applicable ». Quelques mentions supplémentaires sont également à ajouter sur les documents commerciaux. Elles doivent indiquer l’objet du document, c’est le cas des factures, des devis et des notes de crédit… ainsi que la date d’édition du document, de l’échéance du paiement de la facture, du numéro de facture, du nom, prénom, raison sociale, adresse, numéro de TVA du client.

Sur les devis et les factures, il est mentionné également la description des produits vendus et leur quantité ou la nature des services fournis. Enfin, la base de calcul de la TVA, son taux et le montant viennent s’ajouter au montant total de la facture. Si les tampons encreurs aident à la gestion de l’entreprise, le numérique la révolutionne aussi.

Quelles sont les sanctions liées à l’absence des mentions obligatoires ?

Dans l’Article R.123-237 du Code de commerce, toute entrave à l’absence des mentions obligatoires est punie d’une contravention de 4e classe. Cette dernière entraîne à une amende forfaitaire de 135 €. Elle peut être minorée et passer à 90 € en cas de paiement dans des délais imposés ou majorée jusqu’à 375 €. Son montant maximum pouvant atteindre jusqu’à 750 €. Pour éviter ces pénalités, il est conseillé d’utiliser un tampon professionnel avec toutes les mentions légales exigées et un tampon dateur. Ces tampons encreurs vous permettent d’échapper à une infraction.